İlk bakışta, e-postalarım kibar ve samimi görünüyor; sonuçta "sadece bir son teslim tarihi olup olmadığını kontrol ediyorum" ama "her iki durumda da sorun değil".
Ancak daha yakından bakıldığında mesajlarımın gereksiz özürler, gülen yüzler, ünlem işaretleri ve hatta öpücüklerle dolu olduğu ortaya çıkıyor.
Kendimi arkadaş canlısı ve yaklaşılabilir biri olarak görmeyi seviyorum ancak uzmanlara göre dil kullanımım iş yerinde ciddiye alınmamı engelliyor olabilir.
Kariyer koçu Hannah Salton ve görgü kuralları koçu William Hanson, neden çoğumuzun bu şekilde yazdığını, bunun iş yerinde nasıl algılandığımızı ve hatta terfi etmemizi nasıl etkilediğini açıklıyor.
NOKTALAMA İŞARETLERİNİ FAZLA MI KULLANIYORSUNUZ?
"Çok teşekkür ederim!" Birçok e-postaya böyle yanıt verdim - noktalama işaretlerim biraz abartılı olabilir ama nokta kullanmak kaba kaçıyor.
Hannah, insanların ünlem işaretlerini "olumluluk ve coşku" göstermek için kullandığını söylüyor.
Journal of Experimental Social Psychology dergisinde yayınlanan yeni bir araştırmaya göre, kadınlar noktalama işaretlerini erkeklerden üç kat daha sık kullanıyor.
Hannah'ya göre bunun sebebi muhtemelen "kadınların direkt konuştuklarında erkeklerden daha sert bir şekilde yargılanmaları ve 'patronluk taslamak' ve diğer cinsiyetçi nitelemelerle karşılaşmaları."
Hannah, tek bir ünlem işaretinin sorun teşkil etmediğini ancak bunların birikimli etkisinin sorun yaratabileceği konusunda uyarıyor.
"Eğer sahte görünüyorsa veya güvensizliği gizlemeye çalışıyormuş gibi duruyorsa, güvenilirliği etkileyebilir" diye açıklıyor.
GERÇEK HAYATTA ÖPER MİYDİNİZ?
Yazılı iletişimde yanlış anlama olasılığı oldukça yüksek bu nedenle birçoğumuz sıcaklığımızı veya mizahımızı ifade etmek için emoji kullanırız.
Ancak görgü kuralları eğitmeni William Hanson bunun ters tepebileceği konusunda uyarıyor.
"Bir emoji farklı insanlar için farklı anlamlar taşıyabilir veya tamamen beklenmedik bir anlama gelebilir" diyor.
"İnsanların kelimeleri kullanması ve yazı diline iyi hakim olması daha iyi olabilir" diye tavsiyede bulunuyor.
Ona göre emojiler "çocuksu bir çağrışım" taşıyabiliyor ve bu da insanların sizi daha genç, daha az kıdemli, daha az yetenekli veya daha az sorumlu olarak algılamasına yol açabiliyor.
"E-postaya emoji koymazdım. Yazılarınızda samimi olabilir ve aynı zamanda profesyonel kalabilirsiniz" diyor.
[İngilizce e-postaların sonuna, 'öpücük' yerine kısaca x harfi eklenebiliyor.]
E-postaların sonuna öpücük koyma konusunda, "Gerçek hayatta yanağından öpeceğim biri olmadıkça, asla e-postanın sonuna öpücük koymam" diyor.
YUMUŞAK DİL OTORİTEYİ ZAYIFLATABİLİYOR
"Sadece söylediklerim anlamlı geliyor mu emin olmak istedim?"
Hannah, "İçinde kendinden emin olmayan sorular barındıran e-postalar öz saygıyı zedeleyici olabilir" diyor ve ekliyor: "Zamanla bu ton, bir kişinin nasıl algılandığını incelikle şekillendirebilir."
"Bir yönetici olarak, sevilmek ve saygı görmek arasında zor bir denge kurmak gerekiyor ve eğer doğrudan konuşmazsanız, daha az yetenekli olduğunuz izlenimini yaratma riskiyle karşı karşıya kalırsınız" diyor.
"Aşırı özür diler veya aşırı ölçülü bir şekilde iletişim kurmanın, etkisiz görünmenize neden olabileceği zamanlar kesinlikle vardır."
"Bunun büyük bir kısmı bilinçsizce oluyor. Kimse bir e-postayı okuyup 'kendilerine güvenmiyorlar herhalde' diye düşünmez, olay bundan çok daha incelikli" diyor Hannah.
"Ancak sürekli olarak insanları memnun etmeye yönelik bir şekilde iletişim kurarsanız, bunun, kendine güvenmeyen veya daha az yetenekli biri izlenimi yaratma potansiyeli var."
E-POSTALARINIZDAN NELERİ ÇIKARMALISINIZ?
Uzmanlarımızın önerisine göre, daha profesyonel görünmek için vazgeçmeyi düşünebileceğiniz bazı şeyler şunlar:
- "Sadece" gibi niteleyici kelimeler ("sadece kontrol ediyorum", "sadece merak ediyorum")
- "Rahatsız ettiğim için özür dilerim" veya "Eminim çok meşgulsünüzdür ama..." gibi önceden söylenmiş özürler.
- "Bu mantıklı geliyor mu?", "Umarım sorun olmaz" veya "Her iki durumda da sorun yok" gibi güvence almaya yönelik ifadeler.
- Ünlem işaretleri
- Emojiler
- Öpücükler veya aşırı sıcak veda sözleri
Hannah ve William, bunun profesyonel iletişimden tüm sıcaklığı veya kişiliği ortadan kaldırmak anlamına gelmediğini vurguluyorlar.
"Kişisel bir tarzınız olması önmeli" diyor Hannah.
"İş yerinde kişiliğinizi sergilemek kötü bir şey değil. Yazdığınız her şeyi filtreleyip, kişiliğinizi tamamen ortadan kaldırmak zorunda hissetmek istemezsiniz."
Ancak aynı zamanda bazı kelimeleri ve sembolleri "beğenilmek için bir araç" olarak kullanmamalısınız.
Kişiliğinizi kaybetmeden bu alışkanlıkları tespit etmenin ve azaltmanın pratik bir yolunun, aldığınız e-postalara bakmak ve farklı üslupların size nasıl hissettirdiğine, hangisinin açık, kendinden emin veya güven verici olduğuna ve hangisinin aşırıya kaçtığına dikkat etmek olduğunu söylüyor.
Salton, yapay zeka araçlarının taslakları gözden geçirmek ve gereksiz dolgu veya niteleyici kelimeleri kaldırmak için de yararlı olabileceğini söylüyor.
