Kaybolan belgenin maliyeti yılda 4 bin 500 dolar

Araştırmaya göre kaybolan belgenin yeniden oluşturulması için 25 saat harcanırken, belgenin yeniden oluşturulmasının şirketlere maliyeti yılda 4 bin 500 doları buluyor.

HP'den yapılan yazılı açıklamada, Price Waterhouse Coopers'ın araştırmasına yer verildi. Price Waterhouse Coopers'ın yaptığı araştırmaya göre, kişiler zamanının yüzde 40'ını bilgi aramakla geçirirken, bilgiye ulaşmak için yanlış dosyalanmış belgeleri aramaya ise yılda 150 saat harcıyor.

Basılan belgelerin yüzde 5'i kaybolurken, bir doküman ortalama 9 ile 11 defa kopyalanıyor. Kaybolan belgelerin yeniden oluşturulması için 25 saat harcanırken, işin diğer boyutunda ise belgelerin dosyalanması için harcanan iş gücü masrafı yer alıyor.

Her belgenin dosyalanması için harcanan iş gücü maliyeti 20 dolar, yanlış dosyalanan her belgenin aranması için harcanan iş gücü 120 dolar olurken, kaybolan belgelerin yeniden oluşturulmasının bir şirkete maliyeti yılda 4 bin 500 doları buluyor.

HP'nin açıklamasında, günümüzde tüm kurumların karşı karşıya olduğu en önemli sorunun, işletme giderlerinin düşürülmesi ve gelir akışının korunması olduğunun altını çizilirken, İşletme İçeriği Yönetimi Ticaret Birliği'nin 2008 sektör durumu araştırmasına göre, doküman yönetiminin başta verimliliği artırmak olmak üzere maliyetleri önemli ölçüde düşürdüğü ve bilgiyi yönetmek konusunda da kolaylık sağladığının belirtildiği kaydedildi.

Geleneksel baskı yöntemlerinin çeşitli kayıplara sebep olduğu, HP'nin önerdiği doküman yönetimi stratejilerinin, çevresel faydalar ve buna bağlı maliyet verimlilikleri de sağladığı ifade edilen açıklamada, işletmelerin, hissedarların beklentisi veya yasal koşullardan ötürü, su, enerji ve diğer kaynakların kullanımına daha çok dikkat göstermeye başladıklarına işaret edildi.
Doküman yönetimi stratejilerinin, daha az kimyasal atık ve daha düşük su ve enerji kullanımı sağlayan dijital olarak yürütülen iş akışlarını mümkün kıldığı, bütün bunların, kar-zarar tablosunu da olumlu bir şekilde etkilediği bildirildi.